Vereniging Algemeen

Wat moet je als vereniging doen?

De WBTR brengt een aantal wijzigingen met zich mee die ook gevolgen kunnen hebben voor jouw vereniging. Het is daarom belangrijk om te kijken welke stappen je als vereniging moet zetten om te voldoen aan de nieuwe wetgeving. Als jouw vereniging onderstaand stappenplan doorloopt, weet je zeker dat je voldoet aan de verplichtingen die de wetswijziging oplegt.

Stap 1: Maak een keuze over de inrichting van de vereniging

Als vereniging kun je erover nadenken om het bestuursmodel en manier van toezicht te wijzigen. Zo kun je ervoor kiezen om een Raad van Commissarissen (Raad van Toezicht) in te stellen. Ook kun je ervoor kiezen om een ‘one-tier board’ in te stellen. In een dergelijk bestuursmodel vormen de uitvoerende bestuurders en toezichthoudende bestuursters tezamen het bestuur.

Beide opties zijn voor kleine verenigingen waarschijnlijk niet relevant. Voor grote verenigingen (zoals sportbonden) waar het bestuur op afstand staat van de dagelijkse gang van zaken en er sprake is van een professioneel beroepsapparaat, kunnen deze opties mogelijk wel interessant zijn. De KNLTB gaat er echter van uit dat een RVC of een andersoortig bestuursmodel niet relevant is voor de meeste tennisverenigingen.

Stap 2: Statutenwijziging

Vanwege de inwerkingtreding van de WBTR zullen verenigingen hun statuten moeten aanpassen wanneer de statuten bepalingen bevatten die in strijd zijn met de nieuwe wet of als er, bepaalde verplichtingen moeten zijn opgenomen die nu ontbreken. Om verenigingen hierin te ondersteunen, stelt de KNLTB modelstatuten beschikbaar. In de modelstatuten zijn onder meer alle bepalingen opgenomen die door de KNLTB verplicht worden gesteld, alsmede de wettelijk verplichte bepalingen en een aantal bepalingen dat weliswaar niet wettelijk verplicht is, maar waarvan de KNLTB adviseert om deze in de statuten op te nemen. Onderstreept zijn de bepalingen die voortvloeien uit de WBTR, hier en daar voorzien van een toelichting. Heb je een vraag over de WBTR? Bekijk dan hier de veelgestelde vragen. Het doorvoeren van de wijzigingen moet bij de eerstvolgende statutenwijziging plaatsvinden. De statutenwijziging hoeft dus niet per se vóór 1 juli 2021 rond te zijn, maar wij raden verenigingen aan om hier niet al te lang mee te wachten.

Hoe te handelen?

Zodra je de statuten conform ons model hebt gewijzigd, stuur je de statuten ter goedkeuring naar ons toe door een mail te sturen naar juridischezaken@knltb.nl. Wij verzoeken je om duidelijk aan te geven wat je wenst te wijzigen en waar je wenst af te wijken van ons model. Nadat de KNLTB goedkeuring heeft gegeven, leg je de gewijzigde statuten ter vaststelling voor aan de leden in de algemene vergadering. Hierna laat je de nieuwe statuten bij een notaris verlijden en stuur je een kopie van de notariële akte naar ons toe.

Stap 3: Maatregelen

Met de WBTR wil de overheid voorkomen dat verenigingen worden geschaad door wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer en misbruik van posities. De wetgever heeft daarom als stok achter de deur bepaald dat de bestuurdersaansprakelijkheid in geval van faillissement nu ook geldt voor verenigingen. Loop je als bestuurder dan nu meer risico? Nee, zeker niet! Maar dan moet je in de praktijk natuurlijk wel uitvoering geven aan de nieuwe wet, zodat er sprake is van goed bestuur. Hieronder tref je een overzicht van handvatten die je helpen om goed te kunnen besturen. Het is niet nodig om aan al deze punten te voldoen, maar: hoe beter je bestuurt, hoe kleiner het risico op aansprakelijkheid. Bovendien zijn een aantal punten al in onze modelstatuten verdisconteerd en zullen daarnaast naar verwachting veel van deze handvatten in de praktijk al de normale gang van zaken zijn.

Financieel:

  • Leg in de statuten vast wie tot vertegenwoordiging bevoegd is en tot welk bedrag;
  • Zorg voor een actuele en inzichtelijke boekhouding;
  • Zorg ervoor dat de jaarverslaggeving is ondertekend door alle bestuursleden;
  • Zorg ervoor dat de jaarrekening is voorzien van een goedkeurende controleverklaring van de kascommissie of een door de ALV benoemde accountant;
  • Zorg ervoor dat de jaarstukken zeven jaar worden bewaard;
  • Hanteer voor het doen van betalingen een vier-ogen-principe.

Beleid/integriteit:

  • Stel een taak- en functieomschrijving vast (meer informatie hierover vind je hier);
  • Hanteer een benoemingsrooster;
  • Leg overeenkomsten schriftelijk (en niet mondeling!) vast;
  • Controleer en evalueer als bestuur regelmatig de uitvoering van het beleid (stel een Planning&Control cyclus op);
  • Controleer of de belangrijkste verzekeringen nog doorlopen en passend zijn;
  • Denk na over een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering;
  • Houd je aan de wet- en regelgeving op het gebied van privacy;
  • Stel een gedragscode voor verenigingsvrijwilligers vast;
  • Vraag voor functionarissen die een belangrijke positie binnen de vereniging vervullen een Verklaring Omtrent Gedrag aan;
  • Stel een klachtregeling voor ongewenst gedrag vast.

Vergaderingen

  • Houd notulen en een besluitenregister bij;
  • Stel vóór een vergadering vast of ter ‘tegenstrijdig belang’-onderwerpen op de agenda staan.

Bestuur / bestuursbesluiten

  • Houd er rekening mee dat een bestuurder in een bestuurdersvergadering op grond van de wet niet méér stemmen mag uitbrengen dan de andere bestuursleden tezamen;
  • Besluit als bestuur over bestedingen die van de begroting afwijken;
  • Zorg ervoor dat de inschrijving van bestuurders bij de Kamer van Koophandel up to date is.

Overige:

  • Grijp tijdig in bij wanbeleid van medebestuurders;
  • Win zo nodig (extern) advies in;
  • Evalueer tijdig alle maatregelen.