Bal stuitert op gravel

Digitale Algemene Ledenvergadering

Tijdens een Algemene Ledenvergadering worden alle belangrijke besluiten genomen, alle leden kunnen tijdens deze vergadering hun stem uitbrengen. De ALV is dan ook het belangrijkste orgaan van een vereniging en komt minimaal één keer per jaar bij elkaar.

Spoedwet ALV

De wet schrijft voor dat goedkeuring van financiële stukken uiterlijk binnen zes maanden moet gebeuren (in de statuten staat soms een kortere termijn). In verband met het coronavirus is er een speciale spoedwet gekomen, namelijk de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid. Deze wet maakt het mogelijk een Algemene Ledenvergadering volledig digitaal te organiseren, of om de ALV met vier maanden uit te stellen.

De tijdelijk wet vervalt op 1 februari 2021. In de wet is de mogelijkheid opgenomen om deze termijn telkens met twee maanden te verlengen. Dit houdt in dat de wet in principe blijft gelden totdat de wetgever aankondigt dat de wet wordt ingetrokken.

Digitale ALV

De wet biedt verenigingen die binnenkort de ALV op de planning hebben staan, grofweg twee oplossingen - de ALV volledig digitaal organiseren of de termijn waarbinnen stukken door de ALV moeten worden goedgekeurd, met maximaal vier maanden verlengen. Verenigingen die ervoor kiezen op basis van de spoedwet de ALV volledig digitaal te houden, moeten wel enkele belangrijke voorwaarden in acht nemen. Maak daarom gebruik van een handig stappenplan van NOC*NSF, zodat je zeker weet dat je voorbereidingen op een (digitale) ALV en het verloop ervan op juiste manier aanpakt.

Tools

Om online een ALV te organiseren raden wij het gebruik van Microsoft Teams of Zoom aan. Via beide tools stuur je een linkje waarmee jouw leden kunnen deelnemen. Door je scherm te delen, kun je gemakkelijk presenteren. In beide tools kan er gestemd worden via de chat, of via een handje/duimpje opsteken. Maak je gebruik van Zoom? Zorg dan voor een PRO account, anders kan je meeting niet langer dan 40 minuten duren.

Tips voor een digitale ALV

  • Leden hebben tot uiterlijk 72 uur voor aanvang van de ALV de mogelijkheid vragen in te dienen naar aanleiding van de eerder gecommuniceerde onderwerpen voor de ALV. Dat kan bijvoorbeeld via email of chat. Deze vragen dienen uiterlijk tijdens de geplande ALV te worden beantwoord;
  • De antwoorden op deze vragen moeten op de website van de vereniging worden gepubliceerd of via een ander digitaal communicatiemiddel voor alle leden toegankelijk zijn;
  • Het bestuur moet zich, ondanks de volledig digitaal georganiseerde ALV, inspannen om het stellen van nadere vragen ook tijdens de ALV mogelijk te maken, tenzij dit door de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevraagd;
  • Zorg dat leden een goede toelichting krijgen over wat ze moeten doen en biedt ze eventuele ondersteuning aan bij installatie;
  • Zorg voor een duidelijke rolverdeling (denk aan voorzitter, secretaris hebben de regie en overige bestuursleden krijgen het woord bij hun agendapunt);
  • Zorg dat iedereen zijn microfoon uit zet, vragenstellen kan via de chat functie. De secretaris (of iemand anders) kan deze monitoren en bespreekbaar maken.

Sendsteps

Een tool die gebruikt kan worden tijdens een digitale ALV is SendSteps. Het kan eenvoudig worden toegevoegd aan een PowerPoint-presentatie, zodat leden via de eigen mobiele telefoon, laptop of tablet kunnen stemmen, vragen kunnen stellen of vragenlijsten kunnen invullen. Het kan ook voor een poll gebruikt worden.Op deze manier wordt het eenvoudiger de jaarstukken en de begroting goed te keuren of de contributie vast te stellen. Via Sendsteps kunnen de leden aangeven of ze het er mee oneens zijn, of dat er nog vragen zijn. Op deze manier worden de leden betrokken bij de ALV en kunnen ze hun stem laten horen, ook als de vergadering online plaatsvindt.

Wil je als vereniging gebruikmaken van Sendsteps? Geef je dan snel op via jouw Accountmanager of via verenigingsondersteuning@knltb.nl. Via de KNLTB kun je de tool namelijk voor een veel gunstiger tarief gebruiken: verenigingen tot 250 leden betalen €99 en verenigingen vanaf 250 leden €199. Dit is een licentie van een jaar, wat betekent dat je de tool dus ook voor een extra ledenvergadering, informatieavond of juist een pubquiz kan gebruikt worden.

'Ik kan het van harte aanbevelen'

Het bestuur van TC Bilthoven organiseerde bijvoorbeeld in mei 2020 al een digitale ALV en dat verliep goed. “We hadden onze leden uitgenodigd voor een digitale ALV, vooruitlopend op de goedkeuring van de spoedwet”, zegt Ellen Julius, secretaris bij TC Bilthoven. “Ruim veertig leden waren aanwezig, de namen hebben we op een presentielijst gezet. De agenda en stukken hadden we vooraf toegestuurd en ook via onze website gepubliceerd, zoals je eigenlijk met elke ALV doet. Voor de vergadering maken we altijd een presentatie, deze heeft de voorzitter nu gedeeld op het scherm. Zo kon iedereen meekijken. Natuurlijk vraag het wel wat ‘vergaderdiscipline’, maar het verliep erg soepel. Leden waren enthousiast en konden via de chat vragen stellen en reageren.” Ook het goedkeuren van de jaarstukken, de begroting en het vaststellen van de contributie verliep probleemloos. “Via de chat kon iedereen aangeven of ze het er mee oneens waren, al was dat in dit geval niet aan de orde. We kregen achteraf veel complimenten over de professionele aanpak. Ik kan iedere vereniging een digitale ALV aanraden!”

Uitstel

Een vereniging kan er ook voor kiezen de ALV uit te stellen. De uiterste termijn voor goedkeuring van de financiële stukken wordt dan met vier maanden verlengd, waardoor de ALV binnen de kaders van de wet kan worden uitgesteld. Normaal gesproken moeten de stukken uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar worden goedgekeurd. Zo is er dus ook een oplossing voor verenigingen die er nu niet in slagen de ALV volledig digitaal te organiseren.

Wil je meer weten over ervaringen van andere verenigingen, raadpleeg dan jouw Accountmanager.