Bal stuitert gravel schaduw dunlop

Digitale Algemene Ledenvergadering

De Algemene Vergadering

Tijdens een Algemene Ledenvergadering (hierna: ALV) worden alle belangrijke besluiten genomen, alle leden kunnen tijdens deze vergadering hun stem uitbrengen. De ALV is dan ook het belangrijkste orgaan van een vereniging en komt minimaal één keer per jaar bij elkaar. Sinds de invoering van de Corona-spoedwet, de Tijdelijke wet COVID-19 Justitie en Veiligheid, zijn er diverse mogelijkheden voor de ALV. Deze wet biedt de mogelijkheid de ALV uit te stellen of de vergadering digitaal te houden, ook als dit niet in de statuten is vastgelegd. Deze wet is tot op heden nog steeds geldig. Wanneer deze wet niet meer wordt verlengd, wordt dit minimaal 2 maanden van te voren bekend gemaakt. Is dat het geval, dan zullen verenigingsbestuurders via onze website en de nieuwsbrief op de hoogte worden gesteld.

De algemene vergadering uitstellen

Een vereniging kan er voor kiezen de ALV uit te stellen. De uiterste termijn voor goedkeuring van de financiële stukken wordt dan met vier maanden verlengd. In de statuten van de vereniging staat hoeveel maanden na afloop van het boekjaar de financiële stukken moeten worden goedgekeurd. Zo is er dus een oplossing voor verenigingen die er nu niet in slagen de ALV volledig digitaal te organiseren.

Online ALV

Wanneer je als vereniging beslist de ALV digitaal te laten plaatsvinden dan moeten een aantal belangrijke stappen doorlopen worden zodat deze goed verloopt. Het is voornamelijk belangrijk dat de leden weten dat de vergadering online zal plaatsvinden en hoe de leden dienen te stemmen. Verenigingen kunnen gebruik maken van onderstaand stappenplan, of raadpleeg de website van NOC*NSF. https://nocnsf.nl/sportdeelname/onze-diensten/advies-over-organiseren-algemene-vergadering-tijdens-de-coronacrisis.

Stap 1: Kennisgeving

  • De leden dienen op de hoogte gebracht te worden van de elektronische vergadering.
  • Stuur een aankondiging naar de leden met daarin de datum en het tijdstip.

Stap 2: Tools online vergadering

  • Geef aan waarom en op welke wijze de elektronische (online) vergadering gaat plaatsvinden.
  • Geef de leden ook de mogelijkheid bezwaar tegen de wijze van vergaderen te maken.
  • Wij raden aan gebruik te maken van Teams of Zoom. Via beide tools stuur je een linkje waarmee de leden kunnen deelnemen. Door je scherm te delen, kun je gemakkelijk presenteren. In beide tools kan er gestemd worden via de chat, of via een handje/duimpje opsteken. Maak je gebruik van Zoom? Zorg dan voor een PRO account, anders kan je meeting niet langer dan 40 minuten duren.

Stap 3: Agenda en stukken

  • Stuur, volgens de termijnen zoals deze in de statuten staan, de agenda en de stukken voor de vergadering naar de leden.
  • Geef duidelijk aan waarover de ALV wenst te besluiten.

Stap 4: Vragen

  • Leden moeten de mogelijkheid hebben tot 72 uur voor de vergadering vragen te stellen over de stukken en de agenda en deze dienen voorafgaand aan de vergadering aan de leden kenbaar gemaakt te worden.
  • Het bestuur moet zich, ondanks de volledig digitaal georganiseerde ALV, inspannen om het stellen van nadere vragen ook tijdens de ALV mogelijk te maken, tenzij dit door de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevraagd.
  • Bedenk als bestuur ook alvast het antwoord op de gestelde vragen. Deze vragen dienen uiterlijk tijdens de geplande ALV te worden beantwoord. De antwoorden moeten op de website van de vereniging worden gepubliceerd of via een ander digitaal communicatiemiddel die voor alle leden toegankelijk zijn.

Stap 5: Besluitvorming

De Corona-spoedwet bepaalt dat digitale stemmen rechtsgeldig zijn.

Er zijn verschillende opties met betrekking tot digitaal stemmen:

  1. Stemmen kan voorafgaand aan de online vergadering worden gedaan. Dan hoeft er tijdens de vergadering geen stemming meer plaats te vinden. Dit kan via e-mail. Zorg dat dit duidelijk gebeurt. De leden moeten bijvoorbeeld duidelijk EENS of ONEENS, of VOOR of TEGEN, vermelden. Identificatie van het lid is belangrijk wanneer het gaat om online stemmen, zorg dat dit goed gecontroleerd wordt.
  2. Er kan ook tijdens de vergadering gestemd worden. Dan kunnen de leden tijdens de vergadering waarin zij informatie en/of discussie krijgen nog bedenken wat zij willen stemmen. Dit gaat ook per e-mail (zie voorgaande tips). Dit kan ervoor zorgen dat de vergadering eventueel iets langer duurt omdat de stemmen tijdens de vergadering geteld moeten worden.
  3. Stemmen via stemtools, bijvoorbeeld via de tool of een app op de telefoon.

Na de stemming wordt het besluit bekend gemaakt aan de deelnemers van de vergadering.

Zorg ervoor dat de stemming geregistreerd wordt, zodat bij enige discussie achteraf er duidelijkheid over het aantal uitgebrachte stemmen gegeven kan worden.

Stap 6: Handige tips voor tijdens de vergadering zelf:

  • Zorg voor een duidelijke rolverdeling (denk aan voorzitter, secretaris hebben de regie en overige bestuursleden krijgen het woord bij hun agendapunt).
  • Stel een gespreksleider aan en zorg dat iemand inkomende vragen afhandelt.
  • U kunt de vergadering eventueel opnemen.
  • Biedt oplossingen voor de leden wanneer zij te maken krijgen met technische storingen.
  • Maak duidelijk dat wanneer iemand iets wil toevoegen ze hun handje kunnen opsteken.
  • Zorg dat iedereen, behalve degene die spreekt, zijn microfoon uit heeft staan.
  • Wanneer er een zwakke verbinding heeft, zorg dat ook dat iedereen, behalve degene die spreekt, zijn camera uit heeft staan.
  • Zorg dat de leden toegang hebben tot de stukken via bijvoorbeeld een link in de chat.

‘Ik kan het van harte aanbevelen’

Het bestuur van TC Bilthoven organiseerde bijvoorbeeld in mei 2020 al een digitale ALV en dat verliep goed. “We hadden onze leden uitgenodigd voor een digitale ALV, vooruitlopend op de goedkeuring van de spoedwet”, zegt Ellen Julius, secretaris bij TC Bilthoven. “Ruim veertig leden waren aanwezig, de namen hebben we op een presentielijst gezet. De agenda en stukken hadden we vooraf toegestuurd en ook via onze website gepubliceerd, zoals je eigenlijk met elke ALV doet. Voor de vergadering maken we altijd een presentatie, deze heeft de voorzitter nu gedeeld op het scherm. Zo kon iedereen meekijken. Natuurlijk vraag het wel wat ‘vergaderdiscipline’, maar het verliep erg soepel. Leden waren enthousiast en konden via de chat vragen stellen en reageren.” Ook het goedkeuren van de jaarstukken, de begroting en het vaststellen van de contributie verliep probleemloos. “Via de chat kon iedereen aangeven of ze het er mee oneens waren, al was dat in dit geval niet aan de orde. We kregen achteraf veel complimenten over de professionele aanpak. Ik kan iedere vereniging een digitale ALV aanraden!”