Veelgestelde vragen

Het is niet verplicht om de statuten vóór 1 juli 2021 aan te hebben gepast. Het doorvoeren van de wijzigingen hoeft pas te gebeuren bij de eerstvolgende statutenwijziging. Dit kan in principe ook pas over 3 jaar zijn. Toch raden wij verenigingen aan hier niet al te lang mee te wachten. Hoe eerder de statuten up to date zijn, hoe beter. Zo kan op een oude tegenstrijdig-belang regeling per 1 juli 2021 geen beroep meer worden gedaan. Verder geldt dat een bepaling over het meervoudig stemrecht van bestuurders tot uiterlijk 5 jaar na inwerkingtreding geldig is.

Elke vereniging die lid is van de vereniging KNLTB is gebonden aan de statuten en reglementen van de KNLTB. Deze statuten en reglementen zijn vastgesteld door de leden zelf. Eén van de verplichtingen die de leden met elkaar hebben vastgesteld, is dat (wijzigingen in) de statuten en het huishoudelijk reglement van de vereniging vooraf ter goedkeuring aan de KNLTB moeten worden voorgelegd. Dit is vastgelegd in artikel 12 lid 2 sub k van het Algemeen Reglement van de KNLTB. De reden hierachter is dat de KNLTB en de leden uniformiteit binnen onze vereniging beogen en om er voor te zorgen dat de leden dezelfde doelen en regels nastreven. Daarvoor is het van belang dat een aantal basisafspraken die we met elkaar maken in KNLTB-verband ook in verenigingsverband worden vastgelegd. Dat betekent dat we in eerste instantie bekijken of de in de modelstatuten verplicht gestelde bepalingen zijn overgenomen. Verder geldt dat voor de niet-verplichte bepalingen wij als KNLTB advies geven en bijvoorbeeld kunnen controleren of er geen bepalingen in strijd met de wet worden gewijzigd.

De WBTR verplicht verenigingen niet om het huishoudelijk reglement aan te passen. Wel is dit een geschikt moment om het huishoudelijk reglement er eens bij te pakken om te kijken of het aan vervanging toe is. Mogelijk staan er bepalingen in die verouderd zijn of die – na aanpassing van de statuten – in strijd zijn met de statuten.

Om verenigingen te ondersteunen in het opstellen of wijzigen van het huishoudelijk reglement stelt de KNLTB een model huishoudelijk reglement beschikbaar. Dit model is begin 2021 herzien en vind je hier. De dikgedrukte bepaling in dit model dient verplicht door verenigingen te worden overgenomen. Wat betreft de overige bepalingen zijn verenigingen vrij om deze wel of niet dan wel in aangepaste vorm over te nemen.

Verenigingen zijn op grond van de WBTR verplicht om in de statuten een bepaling op te nemen over de wijze waarop in de uitoefening van taken en bevoegdheden wordt voorzien in geval van ontstentenis of belet van alle bestuurders, of als er sprake is van een tegenstrijdig belang waardoor geen bestuursbesluit genomen kan worden. Je kunt er als vereniging voor kiezen om een continuïteitscommissie in te stellen. Het voordeel van het instellen van een continuïteitscommissie is dat er in die gevallen vrij direct door de continuïteitscommissie een besluit kan worden genomen in plaats van dat er eerst een ALV bijeen geroepen moet worden. Het is dus een stuk sneller. Als je als vereniging geen continuïteitscommissie wil instellen, moet je in de statuten vastleggen bij welk orgaan of bij welke personen het tijdelijk bestuur dan wel ligt. Dit kan bijvoorbeeld zijn bij een ander ingesteld orgaan of door dit orgaan aangewezen personen, of bij door de ALV aangewezen personen. In het laatste geval neem je in de statuten de volgende bepaling op: “Bij ontstentenis of belet van alle bestuursleden berust het bestuur tijdelijk bij door de algemene vergadering aan te wijzen personen. (…)” In geval van een tegenstrijdig belang waardoor geen bestuursbesluit genomen kan worden neem je de volgende bepaling op: “(…) Wanneer hierdoor geen bestuursbesluit kan worden genomen, wordt het besluit genomen door de algemene vergadering.”

Dit is niet zwart-wit te zeggen en is afhankelijk van de omstandigheden van het geval. Een bestuurder van een vereniging heeft volgens de wet een tegenstrijdig belang wanneer hij/zij een (direct of indirect) persoonlijk belang heeft, dat tegenstrijdig is met het belang van de vereniging. Wij geven twee voorbeelden met een toelichting:

1. De ruiten van het clubhuis moeten worden vervangen. De penningmeester is glaszetter (eigen bedrijf) en hij kan de ruiten van het clubhuis vervangen. Is er sprake van een persoonlijk tegenstrijdig belang?
   In een dergelijk geval is het gebruikelijk dat er verschillende offertes worden opgevraagd. Zou de opdracht uitbesteed worden aan de penningmeester die glaszetter is, terwijl de andere glaszetters kwalitatief beter en/of goedkoper waren dan is er sprake van een persoonlijk tegenstrijdig belang. Blijkt de offerte van penningmeester die glaszetter is echter de beste keus te zijn, dan is er niets aan de hand (maar is het alsnog aan te raden dat de penningmeester niet betrokken is bij de beraadslaging en besluitvorming).
2. De vereniging is op zoek naar een nieuwe leraar. De zoon van een bestuurder wil aan de slag als (gelicenseerde) leraar voor de vereniging. Is er sprake van een persoonlijk tegenstrijdig belang?

Ja, er kan sprake zijn van een persoonlijk tegenstrijdig belang als de overeenkomst met de zoon wordt gesloten, terwijl er meer geschikte kandidaten zich gemeld hadden maar de zoon de voorkeur krijgt boven de andere kandidaten.

Het nemen van een besluit tot een statutenwijziging is een belangrijk besluit dat (in)direct gevolgen kan hebben voor ieder verenigingslid. De statuten zijn immers de grondregels van de vereniging, waarin o.a. de rechten en plichten van leden zijn vastgelegd. Om die reden is vaak in de statuten opgenomen een besluit tot statutenwijziging moet worden genomen met een meerderheid van ten minste tweederde van de geldig uitgebrachte stemmen (quorum 1), in een vergadering waarin ten minste tweederde van het aantal stemgerechtigde leden aanwezig is (quorum 2). Helaas komt het vaak voor dat dit tweede quorum niet wordt behaald. De juiste manier om hiermee om te gaan, is om in de eerste vergadering vast te stellen dat het vereiste quorum niet is behaald en om vervolgens de tweede vergadering op te roepen op de wijze zoals in de statuten vermeld (dus m.i.v. de geldige oproepingstermijn). Dit moet gebeuren binnen de in de statuten gestelde termijn. Vervolgens kan in de tweede vergadering over de statuten worden besloten, ongeacht het aantal aanwezige stemgerechtigde leden.
Wat in de praktijk geregeld gebeurt, is dat verenigingen al bij de uitnodiging voor de eerste vergadering aankondigen dat – als het vereiste quorum niet wordt behaald – een tweede vergadering een half uur na het sluiten van de eerste vergadering wordt gehouden, waarin wordt besloten over de statutenwijziging. Deze handelwijze vindt de rechtspraak discutabel en is formeel niet toegestaan. Je voldoet op deze wijze namelijk niet aan de geldige oproepingstermijn. Bovendien ontneem je leden die bij de eerste vergadering verhinderd waren de kans om alsnog bij de tweede vergadering aanwezig te zijn. Leden kunnen hierover hun beklag doen bij het bestuur en de rechtsgeldigheid van het besluit aanvechten. Ook kan een notaris zijn/haar medewerking weigeren bij het passeren van de akte. De risico's voor het niet in acht nemen van de juiste procedure liggen bij de vereniging zelf. 

Wanneer er binnen het bestuur een vacature ontstaat, worden kandidaten in beginsel bij de eerstvolgende ALV kandidaat gesteld en benoemd. Een ‘bindend karakter’ houdt in dat de ALV in feite niet vrij is in haar keus. De geciteerde bepaling houdt echter niet in dat met het voordragen van de kandidaat de kandidaat automatisch is benoemd. De tekst wekt mogelijk wel deze indruk. Met deze bepaling heeft de wetgever echter bedoeld aan te geven dat de voorgedragen kandidaat met één besluit van de ALV benoemd kan worden. Eerder moest de ALV eerst een besluit nemen over ontneming van het bindende karakter aan de voordracht en vervolgens nog een keer over de benoeming. Dat hoeft dus niet meer.

Dit is afhankelijk van de polisvoorwaarden van de verzekeraar. De KNLTB biedt de mogelijkheid tot het afsluiten van bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering via VLC & Partners. De verenigingen die zich hiervoor hebben aangemeld, zijn verzekerd voor aansprakelijkheid in de hoedanigheid van bestuurder.