Thema 4: Maak taken en verantwoordelijkheden binnen de vereniging duidelijk
Het bestuur van een vereniging is belast met het besturen van de vereniging en is als zodanig formeel eindverantwoordelijk voor het voortbestaan van de vereniging. Op grond van de wet moet het bestuur uit minimaal drie bestuursleden bestaan, namelijk een voorzitter, secretaris en penningmeester. Afhankelijk van de omvang van de vereniging worden naast deze drie functies ook andere bestuursfuncties bekleedt. Hoewel je de vereniging samen met het hele bestuur bestuurt, doet niet elke bestuurder hetzelfde. Om goed te kunnen functioneren, is een heldere taakverdeling belangrijk. Stel daarom een taak- en functieomschrijving vast. Zo weet iedereen wat zijn taken en verantwoordelijkheden zijn en wat hij van de ander kan verwachten.
Grijp tijdig in bij wanbeleid
Heb je het vermoeden dat een medebestuurslid er met de pet naar gooit? Grijp dan tijdig in! Spreek hem/haar erop aan, bekijk met het bestuur wat nodig is om de situatie te verbeteren en tref maatregelen. Doe je dat niet, dan kan dat dat in het slechtste geval leiden tot persoonlijke aansprakelijkheid. Als de vereniging failliet gaat, is iedere bestuurder namelijk tegenover de boedel hoofdelijk aansprakelijk voor het tekort indien het bestuur zijn taak kennelijk onbehoorlijk heeft vervuld en aannemelijk is dat dit een belangrijke oorzaak is van het faillissement. Wanneer een bestuurder echter kan aantonen dat de onbehoorlijke taakvervulling niet aan hem te wijten is en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen van het faillissement af te wenden, is deze bestuurder niet aansprakelijk.
Vertegenwoordigingsbevoegd
Verder is het belangrijk om in de statuten vast te leggen wie tot vertegenwoordiging bevoegd is. Is dat alleen het hele bestuur tezamen of bijvoorbeeld ook de voorzitter samen met de penningmeester? Leg dit niet alleen vast in de statuten, maar ook in het handelsregister van het KVK zodat ook derden hiervan op de hoogte zijn.
Neem in de statuten ook op welk orgaan bevoegd is besluiten te nemen en eventueel voorwaarden hieraan zijn verbonden. Is bijvoorbeeld het bestuur bevoegd om te besluiten over de aanleg van padelbanen of hebben zij voorafgaande goedkeuring nodig van de ALV? Wees transparant, zodat alle leden op de hoogte zijn hoe er binnen de vereniging beslissingen (moeten) worden genomen.
Tip! De KNLTB heeft ten behoeve van haar leden, verenigingen en organisatoren een aantal collectieve verzekeringscontracten afgesloten, zoals een ongevallenverzekering, bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering. Loop geen onnodig risico:
- Controleer of de belangrijkste verzekeringen nog doorlopend en passend zijn
- Denk na over een bedrijfs- en bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering
- Win zo nodig juridisch advies in bij de afdeling Juridische Zaken van de KNLTB
Dit thema sluit aan bij het principe ‘Verantwoordelijkheid’ in de Code Goed Sportbestuur. Lees hier meer over de Code Goed Sportbestuur, bekijk de video over het principe ‘Verantwoordelijkheid’ of volg de e-learning over de Code Goed Sportbestuur.