Iedere vereniging kent het probleem: de meeste vrijwilligerstaken komen terecht op de schouders van slechts een kleine groep. Ook bij TPC Loon op Zand liepen ze hier tegenaan. Met behulp van Merijn van den Dobbelsteen, padeller bij TPC Loon op Zand en in het dagelijks leven organisatieadviseur, wist de vereniging een flinke omslag te maken. Nu heeft TPC Loon op Zand 100 procent betrokkenheid onder haar leden.
Van den Dobbelsteen woont sinds enkele jaren in Loon op Zand en is binnen de commissie ‘Leden en vrijwilligers’ verantwoordelijk voor de planning van de vrijwilligersdiensten. “Maar ik wilde meer bijdragen dan alleen roosters vullen. Daarom vroeg ik begin 2023 aan het bestuur welk probleem zij maar niet opgelost kregen. Het antwoord: het activeren van leden en creëren van betrokkenheid.”
Patroon doorbreken
De club werkte met een systeem waarbij leden aan het einde van het seizoen een verplicht aantal punten behaald moesten hebben met vrijwilligersdiensten. Echter was het te gemakkelijk om eraan te ontkomen. Niet genoeg uren gemaakt? Dan volgde een boete. Liever niet meedoen? Dan kon je de taken afkopen. Het gevolg: veel administratie en vooral een kleine groep die steeds weer moest bijspringen.
Met zijn ervaring als organisatieadviseur wist Van den Dobbelsteen dat dit patroon doorbroken moest worden. “We hebben het bestuur bevraagd en een enquête onder de leden uitgezet. Daar reageerden 150 mensen op, veel meer dan verwacht. Wat duidelijk naar voren kwam, was dat er geen helder gekozen richting was in wat voor club we willen zijn. Dat zorgde voor veel onduidelijkheid en frustratie.”
Traditionele vereniging
Samen met het bestuur werkte Van den Dobbelsteen aan een fundamentele keuze: zijn we een commerciële club of een traditionele vereniging? “Bij een commerciële club ligt de nadruk op gemak en resultaat. Bij een traditionele vereniging draait het om binding, cultuur en vrijwilligers. Zolang je daar niet in kiest, blijft beleid voor iedereen onduidelijk. Het bestuur koos vol overtuiging voor een traditionele vereniging.”
Die keuze werd meteen vertaald in beleid. Afkopen of commerciële contracten zijn niet meer mogelijk. Iedereen tussen de 18 en 70 jaar levert een bijdrage, ofwel via een commissie of bestuur, ofwel via diensten. Ook sponsoren doen mee. “Dat maakte het voor iedereen helder: we dragen samen de club.”
Eerlijk en duidelijk
Concreet betekent dit dat leden zich twee keer per jaar inschrijven: in december voor het eerste halfjaar en in juni voor het tweede. Wie zich op de deadline niet heeft ingeschreven, kan tijdelijk niet afhangen of meedoen aan toernooien. Van den Dobbelsteen: “Dat klinkt misschien streng, maar het is vooral eerlijk en duidelijk. Iedereen weet waar hij of zij aan toe is en niemand hoeft nog andermans werk over te nemen.”
Omdat de leden vooraf via de enquête hun stem hadden laten horen, was er veel draagvlak en nauwelijks weerstand. “Een enkeling besloot dat dit niet de club was waar ze bij wilden horen, maar de meeste leden ervaarden juist opluchting. De verandering is stap voor stap doorgevoerd, met goedkeuring van de ALV. Zo bleef het proces zorgvuldig en transparant.”
100 procent betrokkenheid
Begin 2025 kon de balans worden opgemaakt. De resultaten zijn indrukwekkend. “In 2024 hadden we 100 procent betrokkenheid onder de leden, tegenover 84 procent een jaar eerder. De clubcultuur is totaal veranderd. Er is meer enthousiasme om toernooien te organiseren én bij te wonen, commissies en bestuur wisselen makkelijker van rollen en er is meer trots en welwillendheid in de vereniging.”
De worsteling die TPC Loon op Zand kende, is ook veel andere verenigingen niet vreemd. Het advies van Van den Dobbelsteen: “Kies een duidelijke richting, neem structuur en communicatie serieus en betrek leden bij het waarom. Dan ontstaat er draagvlak en energie. Leden willen vaak best hun steentje bijdragen, zolang het beleid maar klopt.”
