Plezier bezoekers staat altijd voorop bij succesvol Koeten Toernooi

LTV Noorden

“Het draait bij het organiseren van een toernooi eigenlijk maar om één ding; mensen naar het zin maken.” Ted van der Hoorn van de toernooicommissie van LTV Noorden twijfelt daar niet aan. De club organiseerde deze zomer alweer voor de 31ste keer het Koeten Toernooi, een begrip in de regio. Het open toernooi kon rekenen op 367 deelnemers. “Uiteindelijk is het een tennistoernooi dus het tennis is belangrijk, maar je moet vooral aandacht hebben voor mensen.”

Ook als dat de inzet is, zoveel mogelijk mensen van het toernooi laten genieten, is het organiseren van een toernooi geen kwestie van een paar avondjes bij elkaar zitten. In januari komt de toernooicommissie voor het eerst bijeen. “In dat eerste overleg gaan we alle belangrijke punten langs en bepalen we wat er gedaan moet worden en wie wat doet. De toernooicommissie bestaat uit acht mensen. Twee ervan hebben de planning in handen. Een goede toernooiplanning is essentieel. Die twee mensen zitten daar dan ook scherp bovenop. Want als het toernooi eenmaal loopt, zeker in het eerste weekend, willen we de vier beschikbare banen zo veel mogelijk bezet hebben. Dat betekent dat er in het eerste weekend zo’n 70 wedstrijden worden gespeeld.” Tijdens het Koeten Toernooi wordt om titels gestreden in heren-, dames- en gemengddubbel in de leeftijdscategorieën 17+ en 30+ en in het heren- en damesenkelspel in de categorie 17+. Op maandag tot en met vrijdag worden overdag dubbels gespeeld door de 50-plussers in het zogenaamde 50+ toernooi.

Sponsors en uitstraling

In het eerste overleg van de toernooicommissie wordt nadrukkelijk stilgestaan bij sponsoring. “Je kunt een open toernooi eigenlijk niet organiseren zonder sponsors”, aldus Van der Hoorn. “We doen dat met z’n allen, via de contacten die we allemaal hebben. Samen bepalen we wie welke potentiële sponsors benadert. We kijken dan naar de sponsors van vorig jaar, maar ook naar nieuwe mogelijkheden. Dit jaar hadden we 17 sponsors, eigenlijk allemaal lokale ondernemers. Die heb je ook wel nodig om een succesvol toernooi te kunnen draaien.”

Het mensen naar de zin maken, de juiste uitstraling hebben naar buiten toe, begint al bij een logo, goede uitingen op sociale media en goede promotie en communicatie in lokale media. “Communicatie is ook altijd een belangrijk thema. We hebben een vormgever die dat haarfijn aanvoelt en het Koeten Toernooi heel vakkundig vorm geeft, die weet hoe wij ons online moeten presenteren.” Verder kunnen zogenoemde side-events een belangrijke bijdrage leveren aan een optimale sfeer. “Ook dat vraagt elk jaar denkwerk. Het is best verleidelijk om elk jaar hetzelfde programma neer te zetten, maar je moet met dit soort dingen vernieuwen, met je tijd mee gaan. Dit jaar hadden we op de vrijdagavond de Feel “Koet” Party met DJ Menzoo, met daarbij ook nog eens een zanger. Een geslaagde feestavond waar dan ook zowel oud als jong op af kwam.” Overdag spelen op het Koeten Toernooi de 50-plussers. Op vrijdag is er voor deze spelers traditioneel de gratis lunch. “Die lunch kunnen we eigenlijk volledig met geld van sponsors organiseren.”

Ook een vraag die elk jaar op tafel komt bij de toernooicommissie: wat wordt de weggever van het jaar? “Het is misschien wel het onderwerp waar wij het langst over praten”, lacht Van der Hoorn. “Elke editie hebben we voor elke deelnemer een presentje. Dit jaar was het een opvouwbaar tasje en vorig jaar gaven we een demper voor het racket weg met de afbeelding van een koet. Het is een mooie toevoeging. Elk jaar is het de uitdaging om met zo min mogelijk geld iets leuks aan te bieden. Daar is geen sponsorgeld mee gemoeid. We willen ook niet kiezen voor een sponsornaam op het presentje en dan wellicht weer scheve gezichten krijgen bij andere sponsors.”

‘Iedereen moet zich thuis voelen’

Ten slotte is het succes van het Koeten Toernooi LTV Noorden niet komen aanwaaien. Na 31 edities van het open toernooi die met hart en ziel zijn georganiseerd, is het evenement niks minder dan een begrip. Die status maakt dat ook de vrijwilligers elk jaar bereid zijn keihard te werken om er een groot succes van te maken. “Kijk bijvoorbeeld naar de baancommissie. Die werkt natuurlijk het hele jaar door, maar tijdens het toernooi wordt van die commissieleden veel gevraagd. Bij een goed toernooi hoort een park en banen die spik en span zijn. De baancommissie zorgt ervoor dat alles prima in orde is voordat we starten. Dat kost elke toernooidag een paar uur. Die erkenning verdienen ze en krijgen ze ook.” En voor de mensen achter de bar geldt hetzelfde. “Die moeten natuurlijk ook veel uren draaien. De barcommissie kijkt dan ook naar de ideale mix om te zorgen dat de vrijwilligers achter de bar een beetje ‘feeling’ hebben met de mensen die dan op het park zijn. Zo zie je ook op de Feel “Koet” Party een mix van jongere en oudere barmedewerkers. Iedereen moet zich zo veel mogelijk thuis voelen.”

De belangrijkste tips van LTV Noorden voor een goed toernooi op een rij:

-          Goede uitstraling met park en huisstijl, de juiste promotie via (sociale) media

-          Een degelijk sponsorplan

-          Uitstekende planning

-          Leuke, regelmatig nieuwe side-events

-          Stel het plezier van de deelnemers centraal!