World Café helpt TC Gilze met ontwikkelen van nieuw beleidsplan

TC Gilze

De leden van TC Gilze werden actief betrokken bij het ontwikkelen van een nieuw beleidsplan. Aanleiding hiervoor was de verhuizing naar een gloednieuw tenniscomplex, waarbij de Brabantse vereniging zelf de leiding nam in de ontwikkeling van de accommodatie. Het zogenoemde World Café-concept stond hierbij centraal.

TC Gilze beschikt inmiddels over een fonkelnieuwe tennisaccommodatie met acht banen, waaronder een padelbaan. “We dachten na over wát we in de toekomst willen bereiken, maar ook over hóé we dat willen bereiken”, vertelt aanjager Inge Godthelp. “In mijn werkomgeving wordt in dit soort gevallen het ‘World Café-concept’ gebruikt en dat werkt voortreffelijk. Daarom hebben we ervoor gekozen om hiermee ook bij TC Gilze te gaan experimenteren.”

World Café

Een World Café is bedoeld om een levendige dialoog op gang te brengen. In kleine groepen van vier tot zes mensen worden onder begeleiding van een host verschillende stellingen behandeld. Alle ideeën van de deelnemers worden uitgewerkt op katoenen tafelkleden, die speciaal voor het World Café worden aangebracht. Na rondes van een halfuur wisselen de deelnemers van tafel, waarna de host hen vertelt wat er door de vorige groep is besproken en welke punten nader onderzocht moeten worden. Daar borduurt de groep op voort.

TC Gilze organiseerde het World Café eind januari in de eigen clubkantine, als vervanger van de jaarlijkse ledenvergadering. Godthelp: “We hebben aan al onze leden laten doorschemeren dat het steeds moeilijker wordt om het ledenaantal op peil te houden en dat hun aanwezigheid van groot belang zou zijn voor de toekomst van onze vereniging. Die aanpak werkte. Er waren tientallen mensen aanwezig.”

Tijdens het World Café viel Godthelp een aantal dingen specifiek op. “Zo heerste er een ontzettend leuke sfeer, werd er met veel enthousiasme meegedacht en bleef iedereen meedoen tot de laatste ronde”, vertelt ze. “Aan het einde van de avond hadden we tafelkleden vol met ideeën. Een paar dagen later hebben we met een select groepje van tien leden een vervolgavond belegd en een overzicht gemaakt van de beste en meest haalbare ideeën. Die hebben we daarna uitgebreid besproken in het bestuur en op die manier is uiteindelijk het meerjarenplan ontstaan.”

All-in abonnement

Een van de pijlers in het nieuwe beleidsplan is het ontwikkelen van samenwerkingen met de omliggende sportverenigingen in het dorp. “Uiteindelijk hopen we de jeugd een all-in abonnement te kunnen aanbieden, waarmee ze tal van sporten voor één vaste prijs kan bedrijven”, vertelt voorzitter Frank Huismans. “Dat is ook een van de redenen waarom we een padelbaan hebben laten aanleggen op ons nieuwe terrein. Deze sport wordt steeds hipper onder jongeren en zij mogen nu met hun tennisabonnement óók padel spelen. Een extra dienst voor hetzelfde bedrag dus. Het zijn allemaal kleine beetjes die helpen om nieuwe leden te werven en onze huidige leden te behouden.”

Godthelp: “We hebben nu optimale faciliteiten, maar vinden het misschien nog wel belangrijker dat de sfeer goed is. Leden moeten zich hier op hun gemak voelen en weten dat ze mogen meebeslissen in alles wat we doen. Dit tennispark is van de leden, voor de leden en door de leden.”

In de nieuwe uitgave van Sport, Bestuur & Management belicht TC Gilze wat het nog meer doet om leden te werven en te behouden.