TV Overbos: besturen is vooruitzien

TV Overbos

Beschrijving van het probleem en/of de aanleiding voor deze best practice

Bestuurders bij TV Overbos waren dagelijks bezig brandjes te blussen, in plaats van het realiseren van hun ambities met de vereniging. Er was geen duidelijk visie voor de vereniging. Slechts een beperkt aantal leden voelde zich betrokken bij de vereniging en dus was het vinden van vrijwilligers een probleem. De energie binnen het bestuur was volledig verdwenen en dus ook binnen de vereniging.

Beschrijving van de oplossing die heeft geleid tot deze best practice

Voorzitter Nol Sikking is in zijn nopjes met de huidige ontwikkelingen binnen de vereniging. “Besturen met een visie heeft onze ogen geopend. Wanneer een duidelijk visie binnen bestuur en vereniging ontbreekt, ben je dagelijks alleen maar problemen aan het oplossen. Hiervoor ben ik geen bestuurder geworden!’ Nol geeft dat het maken van concrete plannen voor de komende jaren, wat zij het 1000-dagen plan noemen, het bestuur positieve energie geeft. “Om deze reden organiseren we nu al drie jaar op rij een heisessie. “

Eens per jaar neemt het voltallige vijfkoppige bestuur van TV Overbos plaats in een hotel in Bergen. “Even weg uit de dagelijkse beslommeringen, terugblikken op het vorige jaar en vervolgens maken we concrete plannen voor de komende jaren”, aldus Sikking. Na een korte terugblik op het afgelopen jaar, staat de vraag ‘Wat zie je als je in 2018 het park op komt lopen?’ centraal.

Verschillende bestuursleden geven verschillende antwoorden op deze vraag. Hierover wordt binnen het bestuur gesproken om uiteindelijk tot één visie te komen; het 1000-dagen plan. De uitkomst van de heisessie geeft de bestuursleden nieuwe doelen en een flinke dosis energie.

De heisessie stelt de bestuursleden in de gelegenheid om vanaf de zijlijn naar de vereniging te kijken. “We zijn twee volle dagen met elkaar in gesprek en bespreken dan allerlei belangrijke onderwerpen voor de continuïteit van de vereniging. Zo komen o.a. ledenwerving en behoud, vrijwilligers, accommodatie en het activiteitenaanbod aan bod.”

Beschrijving van het resultaat voor de vereniging van deze best practice

Inmiddels zijn we drie jaar tijd verder en er is een hoop gebeurd bij TV Overbos. Zo heeft de vereniging een groeiend ledenaantal, is er een extra zevende baan aangelegd, de communicatie is op de schop gegaan en met behulp van ‘Meer vrijwilligers in kortere tijd' zijn er maar liefs negentig leden bereid gevonden iets voor de vereniging te doen. Allemaal gevolgen van de jaarlijkse heisessie, waar het 1.000 dagen plan uit voortvloeit.

De vorige heisessies leverde plannen op om de communicatie tussen het bestuur en de leden aanzienlijk te verbeteren. Dit heeft onder meer geleid tot de introductie van een maandelijkse nieuwsbrief van de voorzitter, waarin alle bestuurlijke beslissingen worden toegelicht.

“Wil je betrokkenheid onder de leden en meer vrijwilligers? Dan zal je ze goed op de hoogte van ontwikkelingen rondom de vereniging moeten houden”, stelt Sikking. “De betrokkenheid van onze leden is door goede communicatie de afgelopen jaren enorm verbeterd. Gecombineerd met een persoonlijke benadering heeft dit geleid tot een groot aantal vrijwilligers, waardoor we onze ambities sneller kunnen waar maken.”

Voor 2017 was de realisatie van een zevende baan een belangrijke doelstelling, maar deze baan ligt er inmiddels al een jaar. “Door de brede groep vrijwilligers en positieve houding van het bestuur realiseren we onze ambities in een razend tempo”, aldus Sikking. “We moeten soms uitkijken dat we niet te snel willen.”

Voor komende jaren is het vernieuwen van de kantine een aandachtspunt. “Met het huidige enthousiasme onder de leden en het aantal beschikbare vrijwilligers verbaast het me niets, als we over een jaar een geheel vernieuwd kantine hebben?”