Studentenvereniging Passing Shot bouwt continuïteit in met raad van advies

RSTV Passing Shot

Beschrijving van het probleem en/of de aanleiding voor deze best practice

Studentensportverenigingen worden over het algemeen op een iets andere manier bestuurd dan ‘normale’ sportclubs. Het lot van verengingen die door studenten wordt geleid is dat het bestuur doorgaans ieder jaar veranderd. Het leidende orgaan wordt immers gevormd door studenten. Om toch een stukje continuïteit in te bouwen werkt de Rotterdamse studententennisvereniging Passing Shot met een raad van advies. Deze raad wordt gevormd door personen die de club al wat langer kennen en dus precies weten wat er speelt.

Beschrijving van de oplossing die heeft geleid tot deze best practice

“Zo hoeven de nieuwe bestuursleden niet telkens het wiel opnieuw uit te vinden”, weet Bart de Jong, voormalig bestuurder en ex-adviseur van Passing Shot. “De raad van advies bestaat uit drie ‘oudere’ personen van rond de eind twintig of begin dertig jaar met een bestuursverleden bij onze club. Uit ervaring weten zij dus wat er speelt en hoe bepaalde zaken opgelost kunnen worden. Maar het bestuur behoudt de dagelijkse leiding. Bij lastige vraagstukken kan het bestuur besluiten om advies aan te vragen. Over het algemeen wordt dit advies bijna altijd overgenomen. Vaak heeft ieder commissielid zijn eigen expertise op een bepaald gebied. Persoonlijk werd ik vanwege mijn achtergrond betrokken bij juridische zaken. Het bestuur hecht dan ook veel waarde aan het advies.” Naast gevraagd advies kan de Raad van Advies ook op eigen initiatief ongevraagd advies geven aan het bestuur. 

De Jong vervolgt: “Daarnaast zorgt de raad ervoor dat het bestuur goed onderbouwd beslissingen kan nemen. Sommige zaken spelen over een langere tijd. Het is goed als het ‘jonge’ bestuur dan te rade kan gaan bij de ‘oudere’ Raad van Advies.”

Volgens De Jong hebben de raad van advies en het bestuur geregeld contactmomenten. “Soms is dat iedere maand, maar het kan ook om de twee of drie maanden zijn. Wel hebben de twee partijen standaard vóór de algemene ledenvergadering en de halfjaarlijkse ledenvergadering overleg.”

Beschrijving van het resultaat voor de vereniging van deze best practice

De Rotterdamse vereniging werkt al jaren op deze manier en weet altijd voldoende kandidaten te strikken voor zowel de raad van advies als het bestuur. “Dat is ieder jaar nog goed gegaan. Toetreding tot de adviesraad is echter niet vrijblijvend. Wij stellen als voorwaarde dat iemand zich voor drie jaar bindt aan de raad van advies. Natuurlijk zijn er uitzonderingen te bedenken, maar de bedoeling is om die drie jaar ook echt vol te maken. Om ook de raad fris te houden laten wij ieder jaar één adviseur afvloeien en stellen wij één nieuw lid aan. Alles om de continuïteit te waarborgen. Deze manier van besturen werkt bij ons uitstekend.”