Geen lastige thema’s meer tijdens ALV door ledenenquête

LTV Doordraaiers

Elke vereniging moet in een seizoen lastige en minder lastige beslissingen nemen. Deze thema’s worden doorgaans tijdens de algemene ledenvergadering besproken. LTV Doordraaiers uit Houten is deze stap voor en peilt voorafgaand aan de ALV al de stemming over bepaalde onderwerpen. Dat doet het met een online enquête. Zo krijgt het bestuur feedback op hoe leden denken over zwaarwegende onderwerpen, zoals bijvoorbeeld baanrenovatie. Daarnaast voelen de leden zich gehoord zijn zij eerder bereid iets voor de club te betekenen.

De sfeer op de club is volgens voormalig voorzitter Mike Oosterwaal zelden zo goed geweest. Hij staat aan de basis van de invoering van de ledenenquête. Via een email krijgen leden het verzoek om de online vragenlijst via Google Docs in te vullen. De vereniging gebruikt de mailadressen van het KNLTB Afhangbord. “In ons jaarplan staat welke onderwerpen er in een jaar aan bod komen. Deze worden dan tijdens de ALV besproken, waar doorgaans niet veel leden op af komen”, vertelt Oosterwaal. Om er toch achter te komen hoe de leden denken over bepaalde thema’s, peilt het bestuur de mening van de leden met een online enquête. “Deze stuurt de club een maand vóór de ALV. Uit de respons blijkt toch dat veel leden een mening hebben over bepaalde zaken. Zo kunnen wij goed bepalen of wij een plan moeten doorvoeren of niet. Tijdens de vergadering lopen wij vervolgens zo door de punten heen. Als leden aangeven dat zij niet achter het plan staan, dan duwt het bestuur het zeker niet door. De grotere betrokkenheid is ook terug te zien bij de opkomst tijdens de ALV. De afgelopen keer kwamen hier zestig personen op af.” Ter vergelijking: eerder kwamen er gemiddeld 32 leden opdagen.

Bewustwording creëren

De enquête wordt niet alleen gebruikt om de opinie van de leden te peilen. De club uit Houten probeert ook een stukje bewustwording over zaken binnen de vereniging te creëren. Oosterwaal: “Iemand maakte eens een opmerking dat wij weinig jeugdleden hadden. In de enquête vroegen wij of leden een schatting van het aantal jeugdleden wilden invullen. Een aantal van hen gaf een antwoord dat lag tussen de tien en twintig. Terwijl wij er ongeveer honderd hebben… Als mensen dat soort informatie weten gaan zij anders over de club denken. Het is daarnaast belangrijk dat je leden de ruimte geeft om hun mening te geven en naar hen luistert. Houd hier rekening mee bij het samenstellen van de vragenlijst. Voor de toekomst is het wellicht een idee om belangrijke of positieve feiten uit de enquête te plaatsen op de website.”

Behalve de grotere opkomst tijdens de ALV, hebben zich ook meer vrijwilligers aangesloten bij Doordraaiers. “Door het levendige clubgevoel willen steeds meer mensen iets voor de club doen. Voor de vrijwillige bardienst bijvoorbeeld hebben liefst 38 mensen zich aangemeld. Daarnaast kent de club geen ‘slapende leden’ meer; iedereen tennist”, aldus Oosterwaal.