Calamiteiten

Mocht de vereniging te maken krijgen met het overlijden van leden en/of van deelnemers (zowel leden als niet-leden), helpt de KNLTB jouw vereniging op weg om de juiste procedures te volgen. Daarnaast geven we ook aan wat je kunt doen bij een ramp met regionale of nationale impact.

Onderstaande tips zijn suggesties. Beschouw deze informatie daarom als een handvat en laat ons jouw op- en aanmerkingen weten. 

Met behulp van deze uitgave kan je een draaiboek samenstellen voor veel voorkomende gevallen. De KNLTB raadt verenigingen aan dit ook te doen, zodat alle betrokkenen (bijvoorbeeld bestuursleden, de verenigingscompetitieleider en de verenigingstoernooileider) in geval van nood weten wat zij moeten doen. Immers, de consternatie is bij ernstige en dus gevoelige gebeurtenissen vaak al groot genoeg. 

Overlijden van een lid 

Wanneer een lid van de vereniging overlijdt buiten het seizoen, laat het bestuur hier dan een mededeling over doen in de beschikbare communicatiemiddelen, bijvoorbeeld op de website en/of in het clubblad. Doe dit altijd in overeenstemming met de nabestaanden of degene die de zaken regelt na het overlijden van het lid. Daarnaast raden wij je aan tijdens de Algemene Ledenvergadering de overledene te herdenken met een minuut stilte. 

Overlijdt een lid van de vereniging tijdens het seizoen, laat het bestuur hier dan eveneens een mededeling over doen in bovenstaande communicatiemiddelen, aangevuld met een melding op een publicatiebord op uw tennispark. Een en ander opnieuw in overeenstemming met de nabestaanden of ‘zaakwaarnemer’. Als de overledene deelnam aan een activiteit of binnenkort deel zou nemen aan een activiteit op de club, overweeg dan om de activiteit uit te stellen. Handel hierbij naar verstand van zaken en doe dit altijd in overleg met de nabestaanden. Je kunt de activiteit ook beginnen met of onderbreken door een minuut stilte ter nagedachtenis van het lid. Verder raden wij je ook hier aan tijdens de ALV de overledene te herdenken met een minuut stilte. 

Competitie

Verschillende situaties zijn mogelijk: 

1. Overlijden competitiespeler (eigen vereniging) tijdens een competitiedag.

2. Overlijden competitiespeler (eigen vereniging) buiten een competitiedag, maar wel tijdens de competitie.

3. Overlijden competitiespeler (bezoekende vereniging) tijdens een competitiedag.

4. Overlijden competitiespeler (bezoekende vereniging) buiten een competitiedag, maar wel tijdens de competitie.

Ad 1. Deze gebeurtenis heeft grote impact op alle aanwezigen. Bied in principe aan alle aanwezige teams de mogelijkheid de wedstrijden af te breken en op een later moment verder te spelen. Wanneer tegenstanders hier onderling niet uitkomen, dan geeft de wens van het thuisspelende team de doorslag.

Ad 2. Dit heeft in ieder geval minder impact dan situatie 1. Geef het team waar de overledene in speelde de mogelijkheid de eerstvolgende wedstrijd op een later moment te spelen of zich terug te trekken uit de competitie. Zorg dat zowel de vereniging als de KNLTB hier achter staan en informeer bij de KNLTB of dit kan met behoud van rechten voor het volgende seizoen.

Ad 3. Idem als situatie 1. Verder is het een goede gewoonte dat de voorzitter van de ontvangende vereniging contact opneemt met de voorzitter van de vereniging van de overledene om hem/haar te informeren over het sterfgeval en met hem/haar de te nemen maatregelen te bespreken.

Ad 4. Bied het team waar de overledene in speelde de mogelijkheid zich terug te trekken uit de competitie. Zorg er ook nu weer voor dat zowel de vereniging als de KNLTB hier achter staan en informeer bij de KNLTB op dit kan met behoud van rechten voor het volgende seizoen.

Open toernooi

Vier mogelijke situaties:

1. Overlijden toernooispeler (eigen vereniging) tijdens aanwezigheid op het toernooi

2. Overlijden toernooispeler (eigen vereniging) tijdens het toernooi, maar niet tijdens aanwezigheid op het toernooi

3. Overlijden toernooispeler (andere vereniging) tijdens aanwezigheid op het toernooi

4. Overlijden toernooispeler (andere vereniging) tijdens het toernooi, maar niet tijdens aanwezigheid op het toernooi

Ad 1. Deze situatie heeft de meeste impact, veel beroering. Handel hierbij naar verstand van zaken. Afhankelijk hiervan adviseren we om het toernooi voor die dag/avond stil te leggen en de deelnemers de mogelijkheid te geven hun wedstrijd op te geven zonder dat dit voor hen consequenties heeft. Hou verder de volgende dag ’s avonds een minuut stilte ter nagedachtenis van de overledene. Kondig dit moment bij de spelers aan bij binnenkomst op het park.

Ad 2. Geef de deelnemers van de eigen vereniging de mogelijkheid hun wedstrijd op te geven zonder dat dit voor hen consequenties heeft. Hou verder de volgende dag bijvoorbeeld ‘s avonds een minuut stilte ter nagedachtenis van de overledene. Kondig ook dit moment weer bij de spelers aan bij  binnenkomst op het park.

Ad 3. Idem als situatie 1. Wij raden bovendien aan het bestuur van de organiserende vereniging contact te laten opnemen met het bestuur van de vereniging waar de overledene lid was, zodat de maatregelen die beide verenigingen willen nemen op elkaar afgestemd kunnen worden.

Ad 4. Hiervoor geldt hetzelfde als bij situatie 2.

Algemeen: Bij veel van dit soort situaties gaat de activiteit of het evenement, na een korte onderbreking, vaak wel gewoon door. Het is dan echter wel gepast de festiviteiten erom heen aan te passen of af te gelasten.

Rampen en rouw

Rampen van regionale, nationale of zelfs internationale betekenis kunnen zo divers van aard zijn, dat het moeilijk is om ‘vaste’ maatregelen aan te raden. Soms wordt vanuit de overheid gevraagd evenementen op te schorten, af te gelasten of met minder uiterlijk vertoon uit te voeren. Ook kan de burgemeester als bevoegd gezag besluiten activiteiten binnen de gemeente af te gelasten. Bij hoge uitzondering kan het kabinet nationale rouw afkondigen. De burgemeester kan in zijn positie hierdoor besluiten ook sportactiviteiten binnen de gemeente af te gelasten. Vaak laat men het afhangen van de organiserende instantie, in dit geval dus de vereniging.

De Rijksvoorlichtingsdienst adviseert rekening te houden met de ‘graad van rouw’. Het maakt bijvoorbeeld verschil of een ouder en ziek lid van het Koninklijk Huis overlijdt of dat totaal onverwacht een jong lid overlijdt. Indien de overheid of een overkoepelend orgaan geen voorschriften geeft, dan mag je als vereniging ook zelf beslissen welke maatregelen je in dit soort situaties neemt. Je kunt dan bijvoorbeeld denken aan een minuut stilte of het afgelasten van feestelijkheden tijdens het evenement.

Helaas is het alleen mogelijk om vanuit Nederland een reactie te plaatsen.