Kimbria Tennis neemt kantinetouwtjes zelf in handen

Kimbria Tennis

Beschrijving van het probleem en/of de aanleiding voor deze best practice

De kantineopbrengsten zijn voor sportverenigingen een belangrijke bron van inkomsten. Hoewel uitbesteding van de kantinebezigheden kosten bespaart, lopen clubs een aanzienlijk omzetaandeel mis wanneer de bar en kantine worden gerund door een externe uitbater. Dit besefte ook tennisvereniging Kimbria uit Maastricht. De club, met ongeveer 600 leden de grootste tennisvereniging in de Limburgse hoofdstad, was geen eigenaar van de kantine. Daardoor loopt de club niet alleen opbrengsten mis, maar was het ook beperkt in het bepalen van het beleid en de sfeer in het clubhuis. Tijd voor verandering.

 

 

Beschrijving van de oplossing die heeft geleid tot deze best practice

Het bestuur van Kimbria onderzocht de mogelijkheid om de kantinetouwtjes zelf in handen te krijgen en zag genoeg mogelijkheden om het plan te realiseren. Een pittige klus, zo constateert voorzitter Peter van de Kragt. “Maar ik ben blij dat we de stap genomen hebben. En dat we tot het einde vol hebben gehouden, want dat is bij een stap als deze heel belangrijk.”

Kimbria had te maken met een uitbater die al heel wat jaren de horeca bij de club verzorgde en zich beriep op een huurcontract voor onbepaalde tijd. Een juridische procedure volgde. Door de financiële positie van de Limburgers kwam de helpende hand van de Nederlandse Staat in de vorm een zogenaamde toevoeging. Een toevoeging houdt in dat iemand met een gering vermogen door toekenning van subsidie toch rechtsbijstand kan krijgen. Hierdoor was het voor Kimbria mogelijk een advocaat in te schakelen.

Van de Kragt: “Deze toevoeging kostte de club eenmalig € 700,-, maar hierdoor werden de kosten van de advocaat wel betaald door de Nederlandse Staat. Dat heeft ons enorm geholpen. Uiteindelijk gaf de rechter ons gelijk op het punt dat het een financiële noodzaak was om de horeca zelf te gaan regelen. Waren wij namelijk op dezelfde voet verder gegaan, dan stevende de club af op een faillissement. Uiteindelijk heeft de hele procedure een jaar geduurd en met de voorbereidingen meegerekend eigenlijk nog veel langer. Het was een kwestie van een lange adem, maar het is de club gelukt.”

Beschrijving van het resultaat voor de vereniging van deze best practice

Direct na de uitspraak ging het clubgebouw op de schop en werd 'Kimbria Café’ geboren. Het fonkelnieuwe onderkomen werd direct omarmd door de leden. Behalve financiële voordelen, zorgde het clubhuis voor een hoop goodwill onder de betrokkenen. "Het café draait goed en de leden spreken weer positief over de club. De bezoekers vinden het gezellig en ontmoeten er andere mensen. Of het clubhuis een positief effect heeft op het ledenaantal is nog even de vraag, dat moet de komende tijd blijken. Maar doordat mensen positief zijn over de club, verwacht ik eigenlijk ook dat we nieuwe leden gaan trekken."

Kimbria maakte daarnaast een grote automatiseringsslag. De club maakt gebruik van de bardienstplanner van de KNLTB en introduceerde een systeem waarmee er door leden betaald kan worden met de KNLTB-pas. Ook de toegangscontrole is gekoppeld aan de bondspas. "Nu is het zaak om te oogsten”, aldus Van de Kragt. “De financiële positie van Kimbria is nog steeds niet heel sterk omdat we veel hebben moeten investeren, maar door de baromzet hebben we weer een gezond toekomstbeeld en is de sfeer beter dan ooit."


Tips
Voor clubs die in een vergelijkbare situatie verkeren als Kimbria heeft Van de Kragt een aantal tips.

Communicatie: ”Communiceren met de leden is heel belangrijk. Normaal gesproken hebben we één keer per jaar een algemene ledenvergadering, maar voor dit onderwerp organiseerden we een aantal infoavonden waar mensen terecht konden met hun vragen. Stel je daarbij open op en geef mensen de kans om hun verhaal te vertellen.”

Juridische toevoeging: “Clubs die in financieel onrustig vaarwater verkeren kunnen een toevoeging aanvragen. De Nederlandse Staat betaalt hierdoor de kosten van een advocaat.”

Lange adem: “Het is belangrijk dat iedereen volledig achter het idee staat. Het is funest om onderweg te zeggen: we stoppen ermee. Dat kan je niet verkopen aan je leden. Staat niet iedereen achter het plan, begin er dan niet aan.”

Bardienst: “Wij stellen alle leden verplicht om twee keer per jaar een aantal uur bardienst te draaien. Bijna niemand vindt het erg om dit te doen. Maar de leden die dat wél vervelend vinden, kunnen gebruikmaken van een afkoopregeling. Deze personen betalen dan € 50,-. Zo wordt voorkomen dat wij mensen in een keurslijf drukken. En stel leeftijdsgrenzen in. Uiteraard mogen jongeren onder de achttien jaar geen bardienst draaien.” Van de Kragt vindt ook dat leden boven de zeventig jaar vrijgesteld moeten worden van de verplichte bardienst.