Aan de slag met privacy op de tennisclub

Het wordt vaker genoemd en vanaf 25 mei is het een feit: nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze regels gelden voor elke organisatie en dus ook voor sportverenigingen. Een aantal belangrijke wijzigingen en de gevolgen ervan op een rij.

Sportbonden en NOC*NSF hebben de afgelopen periode verschillende mogelijkheden onderzocht om sportclubs te faciliteren en ondersteunen, om hen zo (nog beter) in staat te stellen om te voldoen aan wetten en regels rondom privacy. In enkele stukken, van de hand van juristen van CMS, worden meerdere aandachtspunten nader onder de loep genomen.

Artikelenreeks

Op Sport.nl/Voorclubs, platform voor sportclubs op basis van samenwerking tussen NOC*NSF en een aantal sportbonden, waaronder de KNLTB, verscheen eerder al een artikel waarin een groot aantal basisbegrippen met betrekking tot de AVG werden verklaard. Maar er is meer. Zo volgde op het eerste artikel nadere uitleg over het 'verwerkingsregister'. Daarin wordt toegelicht waarom je als club een dergelijk register moet bijhouden, welke gegevens erin moeten staan en er worden nuttige tips gegeven. De volgende stap in het proces was de informatiebeveiliging. Als club heb je immers de plicht om gegevens goed te beveiligen.

En toen volgde de privacyverklaring, niet onbelangrijk bij de AVG. In deze toelichting komt de verklaring zelf en ook het vragen van toestemming aan de orde. Het laatste onderdeel waarop werd ingezoomd, was marketing en online publicaties. Daarin werd nader ingegaan op bijvoorbeeld het SPAM-verbod, de regels voor het delen van contactgegevens met bijvoorbeeld sponsoren en de regels voor social media gebruik.

Stappenplan AVG (Sport)

NOC*NSF en de deelnemende bonden willen graag sportclubs helpen bij het voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Hiervoor hebben zij afspraken gemaakt met de Stichting AVG, die vervolgens een helder stappenplan heeft ontwikkeld. Dit stappenplan neemt je mee in de acties die je dient te ondernemen op het vlak van bijvoorbeeld ICT, interne procedures en contracten. Het stappenplan is aangepast voor de sport. Het ‘Stappenplan AVG voor sportclubs’ is een hulpmiddel om te voldoen aan de  AVG.

Toegang tot het stappenplan kun je krijgen via de KNLTB, door een mail te sturen naar verenigingsondersteuning@knltb.nl. Daar zijn kosten aan verbonden, maar die zijn voor rekening van de KNLTB. Inmiddels zijn er 27 sportbonden bij dit initiatief betrokken.

Geen absolute garantie

Het stappenplan is een leidraad en biedt veel houvast, maar is geen absolute  garantie dat je na het doorlopen in alle opzichten voldoet aan de AVG. Wel kun je hiermee aantonen dat de vereniging actief bezig is geweest met de AVG. Wat de AVG betreft is een garantie ook niet te geven. Voldoen aan de wet is immers een doorlopend proces. Daarom kunnen NOC*NSF en de deelnemende bonden ook op geen enkele manier aansprakelijk worden gehouden voor eventuele negatieve gevolgen die zouden kunnen ontstaan uit het volgen van het stappenplan.

Let op: Na het doorlopen van het stappenplan kun je een AVG-verklaring aanvragen bij Stichting AVG. Dit is een zelf-verklaring dat jouw vereniging het stappenplan heeft doorlopen en acties heeft ondernomen. Stichting AVG beoordeelt alleen of het stappenplan daadwerkelijk is ingevuld. Of de stappen op de juiste wijze zijn gevolgd, is en blijft de verantwoordelijkheid van de club.