TV Overbos werft met belteam succesvol vrijwilligers

TV Overbos

Vrijwilligers zijn van groot belang om een tennisclub draaiend te houden. Het werven van nieuwe vrijwilligers en het enthousiast en gemotiveerd houden van deze mensen is niet altijd even gemakkelijk. Bij TV Overbos weten ze uit ervaring dat het loont om extra tijd en moeite te steken in vrijwilligers. 

Toen voorzitter Nol Sikking in  in het bestuur van de club aantrad, had hij van vrijwilligerswerving al een belangrijk aandachtspunt gemaakt. Op dat moment bleek het nog lastig om de mensen op de club ook echt in actie te laten komen. Twee jaar later lukte dat wel, met een concreet stappenplan.

Workshop

Tijdens vier bijeenkomsten van de KNLTB over het werven van vrijwilligers raakten Sikking en andere leden van TV Overbos geïnspireerd om direct aan de slag te gaan. Door de workshop had de tennisvereniging het probleem duidelijk voor ogen gekregen: te weinig vrijwilligers moesten te veel taken vervullen. De eerste vervolgstap was het instellen van een werkgroep Vrijwilligersbeleid, die inventariseerde alle taken binnen de vereniging. Een belteam ging vervolgens op zoek naar leden om die taken te kunnen vervullen. 

Belteam

Het belteam trok vier avonden uit om de leden actief te benaderen met gerichte vragen over hun expertise en kennis, hun inbreng tot nu toe voor de club en wat ze voor de club zouden kunnen betekenen. Vooral de persoonlijke benadering pakte goed uit bij de gebelde leden. De belavonden bleven ook niet onopgemerkt bij de aanwezige leden in het clubhuis. “Er hingen posters, het belteam zat in de serre van het clubhuis, goed zichtbaar voor alle andere leden en we hadden petjes van TV Overbos op.” Dat zorgde ervoor dat in het clubhuis leden zich ook spontaan meldden voor een vrijwilligerstaak.

Snel terugbellen

Uiteindelijk kon TV Overbos van een zeer geslaagde actie spreken: de vereniging kreeg er maar liefst negentig vrijwilligers bij. Achterover leunen was er niet bij, want het werven van vrijwilligers was pas de eerste stap. Sikking: “We hebben aan de verschillende commissies direct de contactgegevens van de geworven vrijwilligers doorgegeven en hielden als werkgroep een stevige vinger aan de pols. De aanmelders moesten snel teruggebeld worden en zo snel mogelijk ingezet en geënthousiasmeerd worden.”

Het is volgens Sikking belangrijk dat vrijwilligers gelijk enthousiast worden gemaakt voor een bepaalde taak. Als voorbeeld geeft hij de bardienst. “Nodig de nieuwe vrijwilliger uit om een keer een bardienst mee te draaien en blijf er zelf bij. Maak hem of haar wegwijs, leg dingen uit. Dan ervaart iemand aan den lijve dat het heel leuk kan zijn.”

De sleutel tot succes voor de lange termijn is volgens Sikking gedeelde verantwoordelijkheid. “Als de afspraken eenmaal staan, moet ervoor gezorgd worden dat mensen snel worden teruggebeld en op korte termijn werkelijk aan de slag gaan. Door te doen komen mensen andere vrijwilligers tegen, ontstaat er grotere binding met de club en is er steeds meer sprake van gedeelde verantwoordelijkheid. Iedereen draagt zijn steentje bij.”