Online publicaties

Meestgestelde vragen

Wat zijn de regels omtrent het maken en publiceren van foto's en video's?

Op grond van de AVG moet er een geldige grondslag zijn voor het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens zoals foto's of videobeelden. Er zijn verschillende grondslagen waarop het maken van foto’s en videobeelden is toegestaan, namelijk toestemming of het gerechtvaardigd belang. Beide grondslagen zullen hierna uitgelegd worden.

 -Toestemming vooraf is een geldige grondslag. Toestemming moet ieder geval aan de volgende voorwaarden voldoen:

 -Toestemming moet vrijwillig en niet onder druk gegeven zijn.

 -Toestemming moet ondubbelzinnig en actief zijn gegeven (niet via een vooraf aangevinkt vakje).

 -Toestemming moet worden gevraagd voor een specifieke verwerking en een specifiek doel. De toestemming worden aangetoond (handtekening op papier, of digitale registratie). Verder moet het makkelijk zijn om de toestemming weer in te trekken.

Een andere grondslag zou kunnen zijn een eigen gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld de vrijheid van meningsuiting in het kader van artistieke of journalistieke doeleinden. Bijvoorbeeld, het plaatsen van foto’s van deelnemers aan een toernooi of tennisevenement, ter promotie van de tennissport. Foto's van mensen mogen worden gepubliceerd (zonder toestemming vooraf), zolang er rekening wordt gehouden met de privacy van de betreffende persoon. Wanneer er vervelende of gênante details op de foto staan, kunnen die bijvoorbeeld worden weggehaald of kunnen die foto's beter niet worden gebruikt. Ook wanneer er één persoon of een specifiek groepje zeer lang of vaak in beeld wordt gebracht en de video daarna als campagne gebruikt of stilstaande beelden op posters dan kan iemand dat ook niet prettig vinden in verband met privacy of omdat diegene er mogelijk geld voor had kunnen krijgen. Kortom, bij video beelden of foto's van evenementen is het vooral van belang dat die beelden van allerlei mensen korte normale beelden bevatten en dat de video beelden of foto's niet voor allerlei grote (commerciële) campagnes gebruikt worden. Als dat zo is, hoeft er geen toestemming te worden gevraagd ook niet aan ouders van minderjarigen. Feit is wel dat ouders bezwaar kunnen hebben tegen het gebruik van beelden van hun kinderen. Het is daarom goed dat het beleid ten aanzien van publicatie van foto’s en video’s wordt vastgelegd bij de club en dat er door middel van bijvoorbeeld bordjes, of e-mailcommunicatie (tijdens een evenement) wordt aangegeven dat er gefilmd wordt of foto’s gemaakt kunnen worden op de club.

Over het algemeen is er een gerechtvaardigd belang aanwezig, maar houd daarbij altijd rekening met de persoonlijke belangen (de privacy) van een lid. Ongeacht de grondslag, foto's en filmpjes moeten verwijderd worden als iemand daar later om vraagt.

Foto’s en video’s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene zijn meestal persoonsgegevens. Voor het maken en publiceren ervan heb je daarom vaak toestemming nodig van de betrokkene, zeker als het gaat om een minderjarig persoon. Toestemming ten aanzien van iemand die nog geen 16 jaar oud is, vraag je aan de ouder/voogd.

Let op: iemand die toestemming geeft voor het maken van een foto, geeft daarmee niet per definitie toestemming voor de publicatie ervan. Een herkenbaar in beeld gebrachte persoon heeft in sommige gevallen het recht om zich te verzetten tegen publicatie van dergelijke beelden. In de regel zal je gehoor moeten geven aan een dergelijk verzoek. Is dit bezwaarlijk en wil je als vereniging niet aan een dergelijk bezwaar toegeven, vraag dan om deskundig advies.

Zorg ervoor dat leden en toeschouwers zijn geïnformeerd over eventuele beeldopnamen. Dat kan bijvoorbeeld via het huisreglement of met behulp van een bordje op het terrein. Lees hier meer over op deze pagina. 

Mag de vereniging haar ledenlijst online publiceren?

Voor een vereniging is het publiceren van een ledenlijst in principe toegestaan, maar het is verstandig om de algemene ledenvergadering daarmee vooraf te laten instemmen. Wil je behalve namen ook contactgegevens (dus e-mailadres, telefoonnummers) in de lijst opnemen, kaart dit dan expliciet aan gedurende de ledenvergadering. Geef leden bovendien, net zoals bij het verstrekken van adresgegevens aan sponsoren, vooraf gelegenheid om zich tegen publicatie van contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer)  te verzetten. Let erop dat uitsluitend leden toegang hebben tot de gepubliceerde ledenlijst.

Gelden dit soort regels ook op sociale media?

Ja, ook op sociale media ben je als vereniging verantwoordelijk voor het publiceren van persoonsgegevens (zoals foto’s). Bedenk dus welke publicaties wel/niet wenselijk zijn, en maak dit onderwerp van discussie in de ledenvergadering. Overweeg bijvoorbeeld een paragraaf over sociale media-gebruik op te nemen in het huisreglement. De kern is uiteindelijk dat je de privacy borgt van leden/personen die dergelijke publiciteit liever mijden, en dat je adequaat omgaat met eventuele klachten en verzoeken.