TC De Kooistee grijpt direct in na lichte terugloop ledenaantal

TC De Kooistee

Beschrijving van het probleem en/of de aanleiding voor deze best practice

Bij TC De Kooistee in Hellevoetsluis bleek in 2014 voor het eerst in jaren sprake te zijn van een terugloop van het aantal leden. Toen de vereniging na het seizoen de balans opmaakte, was het ledental met dertig afgenomen. De Kooistee greep direct in met verscheidene maatregelen, waaronder het aanstellen van een ledencoach.

Beschrijving van de oplossing die heeft geleid tot deze best practice

De ledencoach moest er niet alleen voor zorgen dat er opgehelderd werd wat er speelde binnen de club, ook ging hij het gesprek aan met nieuwe leden. De uitkomsten van het gesprek werden binnen de vereniging toegepast om het de leden zo goed als mogelijk naar de zin te maken. “We organiseerden al wel evenementen om leden te binden, zoals een open dag”, vertelt voorzitter Ron Everaars. “Maar toen wij een lichte terugloop constateerden, zijn we onder meer begonnen met de ledencoach. Het doel was om in ieder geval die dertig leden er weer bij te krijgen. Als er nu een nieuwe aanmelding is, gaat er vanuit de ledenadministratie direct een telefoontje naar de ledencoach. Hij nodigt het nieuwe lid uit voor een gesprek en daarin komt uitgebreid aan bod wat er op de club speelt. Onder het genot van een drankje krijgt het lid dan ook de tijdelijke ledenpas overhandigd. Na twee à drie weken volgt een tweede gesprek waarin de permanente pas wordt meegegeven en na minimaal een half jaar is er nog een derde gesprek. Daarin wordt onder meer het eerste halfjaar geëvalueerd.”

Tevredenheid

Nieuwe leden krijgen bij het eerste gesprek ook het fraaie nieuwe introductieboek over de club, waarmee De Kooistee inmiddels een voorbeeld is voor andere verenigingen. Bovendien komt in de drie gesprekken een vragenlijst aan bod die door de ledencoach wordt ingevuld. De vragen tijdens het eerste gesprek betreffen net name de achtergrond van het lid en de redenen om te gaan tennissen. In het tweede gesprek wordt gevraagd naar de eerste indrukken en in het derde hebben de vragen betrekking op de ervaringen in de eerste zes maanden. Ter afsluiting van het traject ontvangen de nieuwe leden na een jaar nog een mail van de ledencoach.

“We zijn benieuwd naar de tevredenheid, maar we willen ook weten waarom iemand voor tennis heeft gekozen en wat iemands achtergrond is, zodat wij nog beter op bepaalde behoeften kunnen inspelen”, aldus Everaars.

Zondagochtendtoss

De Kooistee probeert het voor nieuwe leden zo aantrekkelijk mogelijk te maken om na het eerste seizoen lid van de club te blijven en hoopt tegelijkertijd nieuwe leden te trekken. Everaars: “Zo bieden wij mensen die nu lid worden, al een lidmaatschap aan tot eind 2016 voor een bedrag dat slechts iets hoger ligt dan de jaarcontributie. Die aanbieding heeft al een aantal nieuwe leden opgeleverd.” Verder is de 'beginnerstoss' (een wekelijkse mogelijkheid om wedstrijden te spelen tegen medeleden) op zondagochtend omgedoopt tot 'zondagochtendtoss', waarbij ieder lid welkom is, maar spelers die al langer lid zijn rekening moeten houden met het niveau van de nieuwelingen. “Zo komen nieuwe leden in contact met bestaande leden en beleven zij optimaal plezier aan de sport.”

Ten slotte kunnen niet-leden bij De Kooistee zonder lidmaatschap deelnemen aan de eerste cursus Maak Kennis met Tennis. “Die organiseren wij al jaren, in samenwerking met de Rotterdam Tennis Academy”, licht Everaars toe. “Wij ontvangen de deelnemers, houden een praatje en dragen de groep dan over aan de tennisschool. Aan het einde van de cursus is er dan nog een toernooi. Iedereen die geïnteresseerd is in tennis en het een keer wil proberen, kan deelnemen.”

Beschrijving van het resultaat voor de vereniging van deze best practice

Later dit jaar volgt bij De Kooistee onder meer nog een toernooi waarbij leden bevriende niet-leden kunnen meenemen om hen kennis te laten maken met de tennissport. Halverwege het seizoen is de balans nog moeilijk op te maken, maar Everaars ziet veel positieve ontwikkelingen. “Verschillende initiatieven hebben zeker al nieuwe leden opgeleverd, maar of we dat gat van dertig kunnen dichten, is nu moeilijk te zeggen. Dat zullen we aan het einde van het seizoen zien.”