TV Boskoop heeft elk jaar een vol Open Toernooi

Best practice door: TV Boskoop

Beschrijving van het probleem en/of de aanleiding voor deze best practice

Tien jaar geleden is TV Boskoop gestart met een experiment om haar negen dagen durende Open Toernooi Tennis Direct Flora in twee delen te knippen. Alle gemengd dubbels en de enkelspelen worden er van maandag tot en met donderdag gespeeld. Waar de deelnemers het toelaten, maakt de vereniging ook gebruik van het voorweekend. Op vrijdag wordt begonnen met de dames- en herendubbels, waarvan de finales op de slotzondag plaatsvinden.

Beschrijving van de oplossing die heeft geleid tot deze best practice

TV Boskoop heeft door out of the box te denken om een toernooi zo aantrekkelijk mogelijk te maken elk jaar een goedgevulde deelnemerslijst. “Dat geeft volgens ons aan dat de voordelen veel groter zijn dan de nadelen van dit systeem en geeft ook aan dat deelnemers er gemiddeld meer dan tevreden over zijn”, zegt voorzitter Dennis Baans. “Het grootste voordeel is dat we op vrijdag beginnen met een nieuw toernooi en dat onze slotzaterdag daarmee volledig is volgepland met partijen. Deelnemers wachten vaak op hun vervolgpartij, waardoor het druk is op het park, wat deelnemers gezellig vinden en waar de bar superblij mee is.”

Beschrijving van het resultaat voor de vereniging van deze best practice

Het denken buiten de gebaande paden heeft voor TV Boskoop veel goeds opgeleverd. “Wij hebben een toernooi dat in de eerste week van de zomervakantie plaatsvindt”, vertelt Baans. “Deelnemers kunnen meedoen aan een toernooi dat op donderdag eindigt en op vrijdag heerlijk met vakantie gaan. Omdat het toernooi een volle zaterdagplanning en ook een volle slotzondagochtendplanning heeft, kunnen we meer deelnemers aannemen. Op dit moment misschien niet zo interessant met teruglopende deelnemersaantallen, maar misschien is dit voor collega’s een oplossing om die terugloop deels te keren.”

Deelnemers spelen een korter toernooi, tenzij ze zich inschrijven voor de dubbel én de single of het mixtoernooi – want dat mag natuurlijk ook. “Dan zijn het gewoon weer negen dagen”, zegt Baans. “Maar kortere evenementen hebben in onze snellere wereld een steeds grotere aantrekkingskracht. Een onverwachte meevaller is dat deelnemers minder verhinderingen opgeven. Zij vinden het logisch dat je voor een toernooi van drie of vier dagen geen of weinig verhinderingen kan opgeven. Je hoeft weinig overtuigingskracht te gebruiken om te vertellen dat een afvalschema van zestien deelnemers vier wedstrijden betekent, die je in drie of vier dagen moet afwerken.”

Voor het maken van de speelschema’s is de opzet van het Open Toernooi van TV Boskoop ook handig. “Je hebt geen deelnemers die tegelijkertijd zowel in de dubbelals in de mix meedoen. Dat helpt enorm bij het plannen”, merkt Baans. “Nog een extra voordeel is een leuke drukke doordeweekse avond: donderdagavond finale mixen en singles!”

Prijsuitreiking op zondag

Natuurlijk zijn er ook mindere kanten aan de alternatieve opzet van het Open Toernooi. “We hebben de eerste jaren na de finales op donderdag nog een prijsuitreiking gedaan. Daar zijn we mee gestopt omdat je altijd wacht met uitreiken tot de laatste partij klaar is, en dat betekende dat je om half twaalf met de prijsuitreiking ging beginnen”, vertelt Baans. “Tegenwoordig doen we de prijsuitreiking op zondag. Wie echt niet kan, krijgt de prijs op donderdag mee, maar dat is een uitzondering.”

Omdat TV Boskoop voor zover Baans weet de enige is met deze verdeling, zijn nieuwe deelnemers daar niet aan gewend. Daardoor moet ieder jaar wel één mix- of singlefinale naar de zondag verplaatst worden. “Dit hebben we ook twee keer moeten doen bij regen, dat een deel van de finales daardoor naar de zondag is gegaan. Maar dat is verder geen probleem. En je hebt ieder jaar gemiddeld drie van de 400 deelnemers die zeuren dat ze het maar niks vinden om een finale doordeweeks te spelen. Het gekke is dat ze vaak volgend jaar gewoon weer meedoen omdat het zo leuk is….”